Former à l'IA avec les vrais dossiers de l'entreprise
J'avais préparé un bail d'entraînement. Un vrai document, nettoyé, propre, prêt à servir de terrain de jeu pour une journée de formation à l'IA. Personne n'en a voulu. Les participants avaient apporté leurs propres dossiers, et c'est sur ceux-là qu'ils voulaient travailler. Ils avaient raison, et ça m'a obligée à revoir ma conception.
Le document d'entraînement que personne n'a voulu
En septembre, j'ai animé deux journées de formation à l'IA chez Groupe D, un groupe immobilier de la métropole lilloise. C'était la deuxième marche : l'acculturation avait eu lieu au printemps, là on passait à l'usage structuré. Comptabilité, gestion locative, juridique, ressources humaines, direction. Une vingtaine de personnes au total, sur deux sessions identiques pour ne pas arrêter le service.
Dans mon kit, j'avais ce bail d'entraînement. L'idée est classique : un document neutre, que tout le monde peut manipuler sans risque, pour apprendre le geste avant de l'appliquer à ses propres affaires.
Il n'a pas servi. À l'atelier, chacun a sorti ses pièces. Son devis, son contrat, son décompte. Je n'ai pas insisté, parce qu'une personne qui travaille sur son vrai dossier apprend beaucoup plus vite qu'une personne qui travaille sur le mien.
Les vrais dossiers posent tout de suite la question des données
Un document d'entraînement, c'est confortable pour le formateur : il n'y a rien à protéger. Dès qu'on travaille sur les vraies pièces, la question arrive avant même le premier geste. Un bail porte un nom, une adresse, un montant. Un devis porte un client.
Alors on anonymise avant de déposer. Pas après, pas plus tard : avant. C'est devenu un temps à part entière de ma journée, juste avant qu'on dépose les pièces dans l'outil. Quatre gestes, toujours les mêmes, et les participants repartent avec la fiche.
Ça change la nature de l'exercice. Ce n'est plus une manipulation d'outil, c'est une habitude de métier. Celle-là, ils la gardent après la formation.
Analyser, ce n'est pas produire
Voilà mon erreur de conception, et c'est la leçon que je garde de ces deux journées.
J'avais laissé le choix du dossier complètement libre. Résultat : certains ont lancé un travail d'analyse, lire un contrat et en sortir les points de vigilance. D'autres ont lancé un travail de production, fabriquer un document à partir d'une trame. Les premiers ont obtenu leur résultat dans la matinée. Les seconds ont passé l'après-midi à chercher une trame qu'ils n'avaient pas apportée, et ils sont sortis frustrés. C'est moi qui leur avais ouvert cette porte sans leur dire ce qu'il fallait pour la passer.
Un travail d'analyse réussit avec ce qu'on a sous la main. Un travail de production ne réussit qu'avec la trame, deux exemples finis et les règles.
Ce n'est pas une question de niveau. Deux participantes ont chiffré dans l'après-midi trois ans de coûts de contrats, et c'est le plus beau résultat de la journée. C'est une question de ce que le formateur ouvre, et dans quel ordre.
Ce que j'ai changé entre la première session et la deuxième
Deux jours entre les deux. J'ai gardé le déroulé, les supports, les ateliers, tout. J'ai changé la conduite de la salle.
Un tri à la porte
Au moment du choix du dossier : réponse à une question, ou document à produire ? Ceux qui répondent document montrent leur trame. S'ils ne l'ont pas, ils basculent sur l'analyse, et ils feront le document la semaine suivante avec les bonnes pièces.
Une seule porte ouverte à la fois
Pas de deuxième chantier avant que le premier existe.
Des binômes, et le voisin comme premier recours
Un papier collé sur l'écran pour m'appeler, et je passe dans l'ordre.
Un point debout toutes les vingt minutes
Qui a son résultat, qui est bloqué, sur quoi. Ça évite de découvrir à seize heures qu'une table a passé l'après-midi sur un fichier introuvable.